Cách quản lý thời gian gồm năm việc: đặt mục tiêu rõ ràng, liệt kê đầu việc, xếp thứ tự ưu tiên, giới hạn khung giờ cho từng việc và xem lại mỗi tuần. Bài viết hướng dẫn quy trình 5 bước, các phương pháp, công cụ và cách giữ kỷ luật cho phụ huynh bận rộn.
Vì sao cần học cách quản lý thời gian?
Cần học cách quản lý thời gian vì nó giúp anh chị tăng năng suất, giảm căng thẳng, cân bằng giữa công việc với cuộc sống, hạn chế trì hoãn và mở ra thêm cơ hội trong sự nghiệp. Dưới đây là năm lợi ích thiết thực mà tôi thấy ở những người đã thay đổi thói quen này.
Tăng năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian giúp anh chị hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, vì mỗi giờ làm việc đều có đích đến rõ ràng. Khi biết trước 30 phút tới mình sẽ làm gì, đầu óc không phải mất công cân nhắc “giờ làm gì đây” sau mỗi lần dừng tay. Những lần do dự nhỏ như vậy cộng lại thành một khoảng thời gian đáng kể mỗi ngày. Với người vừa đi làm vừa lo việc nhà, phần thời gian lấy lại được đủ để ngồi ăn tối cùng con mà không phải mở máy tính.
Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Quản lý thời gian tốt giúp giảm căng thẳng, vì anh chị không còn rơi vào cảnh nước đến chân mới nhảy hay ôm quá nhiều việc cùng lúc. Khi việc được chia nhỏ và có ngày giờ rõ ràng, cảm giác bị công việc đè lên vai nhẹ đi trông thấy. Tôi gặp nhiều phụ huynh lo lắng không phải vì việc quá nhiều, mà vì không biết mình đang nợ việc gì và nợ đến bao giờ. Chỉ cần viết ra và sắp xếp lại, nhiều người đã thấy lòng nhẹ hơn.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Một lịch trình có kiểm soát sẽ để lại chỗ cho gia đình, sở thích và việc chăm sóc bản thân, đó chính là sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Với phụ huynh, điều này nghĩa là có những buổi tối trọn vẹn bên con, thay vì vừa ngồi cạnh con vừa nghĩ đến email chưa trả lời. Trẻ cảm nhận rất nhanh khi bố mẹ có mặt thật sự hay chỉ có mặt cho đủ. Những khoảng thời gian có chất lượng ấy là thứ cả nhà nhớ lâu.
Hạn chế thói quen trì hoãn
Quản lý thời gian giúp hạn chế trì hoãn vì mỗi việc đã có giờ bắt đầu cụ thể, anh chị chỉ cần làm theo. Khi việc được cắt nhỏ, bước đầu tiên bớt nặng nề và dễ bắt tay hơn. Dần dần, hành động ngay trở thành phản xạ thay vì phải gồng ý chí mỗi sáng. Khi anh chị làm gương như vậy, con cũng học được cách bắt đầu việc của mình mà không cần nhắc nhiều.
Mở ra nhiều cơ hội mới
Người làm việc đúng hạn thường được đồng nghiệp, cấp trên và đối tác đánh giá là đáng tin cậy, và sự tin cậy ấy mở ra cơ hội mới trong sự nghiệp. Với phụ huynh đang quay lại đi làm hoặc kinh doanh nhỏ, giữ đúng hẹn chính là tấm danh thiếp không cần in. Thời gian được giải phóng còn cho phép anh chị học thêm một kỹ năng, nhận thêm một dự án, hoặc đơn giản là nghỉ ngơi đủ để đón cơ hội bằng tinh thần thoải mái. Cơ hội thường đến với người còn chỗ trống trong lịch để đón nó.
Thực trạng và những “kẻ cắp thời gian” phổ biến hiện nay
Bốn “kẻ cắp thời gian” phổ biến hiện nay là mạng xã hội và công nghệ, thói quen làm nhiều việc cùng lúc, việc không biết nói “Không” và vòng lặp trì hoãn “để mai làm”. Nhiều người nghĩ mình thiếu thời gian, nhưng thực tế phần lớn thời gian đã bị cuốn đi bởi những thói quen rất nhỏ này. Trước khi học cách quản lý thời gian, anh chị nên nhận diện từng kẻ cắp, vì thấy được chúng đã là một nửa chặng đường. Phần còn lại là thay đổi từng chút một.
Nghiện mạng xã hội và công nghệ
Lướt mạng xã hội và kiểm tra điện thoại vô thức là kẻ cắp thời gian quen thuộc, vì mỗi lần chỉ mất vài phút nên rất khó nhận ra. Một anh phụ huynh từng kể với tôi rằng anh cầm điện thoại lên chỉ để xem giờ, vậy mà hai mươi phút sau mới đặt xuống, việc đang làm thì dang dở. Cách gỡ khá đơn giản: tắt thông báo không cần thiết, để điện thoại xa tầm tay khi làm việc và dành riêng một khung giờ cố định để lướt. Khi việc giải trí có giờ của nó, anh chị vẫn được thư giãn mà không bị mất kiểm soát.
Thói quen ôm đồm, làm nhiều việc cùng lúc
Làm nhiều việc cùng lúc nghe như tiết kiệm thời gian, nhưng thực chất não bộ chỉ đang chuyển qua chuyển lại rất nhanh giữa các việc. Mỗi lần chuyển, não phải “nạp lại” mục tiêu và cách làm của việc mới, nên tốn thêm thời gian và dễ sai sót. Nghiên cứu năm 2001 của các nhà tâm lý học Rubinstein, Meyer và Evans, do Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA) công bố, cho thấy cái giá của việc chuyển đổi này càng lớn khi việc phức tạp hoặc xa lạ.
Theo ước tính được APA nêu lại, sự gián đoạn kiểu này có thể ngốn tới khoảng 40% thời gian làm việc hiệu quả, và đây là mức ước tính tối đa, không phải ai cũng mất đến thế. Thử nghĩ một buổi tối vừa nấu cơm, vừa trả lời tin nhắn công việc, vừa nghe con đọc bài: cả ba việc đều dang dở và rốt cuộc người mệt là mình.
Không biết nói “Không”
Nhận lời giúp đỡ vô điều kiện là kẻ cắp thời gian lặng lẽ, vì từng lời “ừ để mình làm” cộng lại sẽ lấp kín lịch cá nhân của anh chị. Tôi nhớ một chị phụ huynh nhận trông cháu giúp, nhận làm báo cáo thay đồng nghiệp, lại nhận đứng ra tổ chức sinh nhật cho nhóm bạn trong cùng một tuần. Đến cuối tuần chị kiệt sức, và chính con chị là người nhận phần thời gian còn lại ít ỏi. Anh chị có thể thử một câu từ chối nhẹ nhàng như: “Cảm ơn bạn đã nghĩ đến mình, tuần này lịch mình kín rồi, tuần sau mình hỗ trợ được không?”. Từ chối đúng lúc không làm mất lòng ai, mà còn giúp những lời nhận việc của mình có giá trị hơn.
Vòng lặp “để mai làm”
Trì hoãn là khi anh chị biết rõ việc cần làm nhưng cứ lùi lại, dù biết lùi lại sẽ gây khó cho chính mình. Nguyên nhân thường gặp là việc quá lớn nên chưa biết bắt đầu từ đâu, sợ làm chưa tốt, hoặc đơn giản là việc ấy nhàm chán. Cách gỡ nhẹ nhàng là cắt việc thành bước nhỏ và hứa với bản thân chỉ làm năm phút đầu tiên. Phần lớn người đã bắt đầu rồi sẽ muốn làm tiếp, vì bước khó thật ra là bước ngồi xuống.
Cách quản lý thời gian qua quy trình cốt lõi 5 bước
Cách quản lý thời gian theo quy trình cốt lõi gồm năm bước: xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART, lập danh sách việc cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên, ấn định thời gian cho từng việc, rồi đánh giá và điều chỉnh định kỳ. Mỗi bước trả lời một câu hỏi, từ chuyện mình muốn gì cho đến chuyện làm xong rồi thì cần chỉnh gì. Anh chị không cần làm hoàn hảo ngay từ đầu. Chỉ cần đi hết năm bước một lần, anh chị đã có một nền nếp để cải thiện dần.
Bước 1: Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART
SMART là cách đặt mục tiêu theo năm tiêu chí, giúp mục tiêu đủ rõ để bắt tay vào làm:
- Cụ thể: nêu rõ làm việc gì, với ai, ở đâu.
- Đo lường được: có con số hoặc dấu hiệu để biết đã đạt hay chưa.
- Khả thi: nằm trong khả năng và nguồn lực anh chị đang có.
- Thực tế: phù hợp với hoàn cảnh công việc và gia đình hiện tại.
- Có thời hạn: có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Thay vì đặt mục tiêu mơ hồ như “tôi muốn có nhiều thời gian cho con”, anh chị có thể viết: “Mỗi tối từ 19h30 đến 20h30, tôi cùng con đọc sách và không dùng điện thoại, duy trì trong bốn tuần”. Mục tiêu viết như vậy vừa dễ làm, vừa dễ kiểm tra. Cuối bốn tuần, anh chị nhìn lại sẽ biết mình đã làm được bao nhiêu.
Bước 2: Lập danh sách việc cần làm
Danh sách việc cần làm là nơi ghi lại mọi đầu việc theo ngày, tuần và tháng để đầu óc không phải gồng nhớ. Anh chị nên ghi cả việc nhà, việc của con và việc cá nhân, vì đó cũng là những việc ngốn thời gian thật sự. Một cách chia gọn gàng là dùng ba lớp: danh sách tháng cho các mốc lớn, danh sách tuần cho các việc chính và danh sách ngày cho những việc cụ thể sẽ làm hôm nay. Khi mọi thứ đã nằm trên giấy, tâm trí được rảnh để tập trung vào việc đang làm.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Sắp xếp thứ tự ưu tiên là chọn ra việc cần giải quyết trước, dựa trên mức độ quan trọng và hạn chót của từng việc. Anh chị có thể tự hỏi hai câu: việc này có giúp mình tiến gần mục tiêu không, và nếu hôm nay không làm thì hậu quả là gì. Mỗi ngày chỉ nên chọn ba việc chính để làm cho bằng được, những việc còn lại xem như phần thưởng thêm. Cách chọn này tránh cảm giác danh sách dài vô tận, vốn là lý do nhiều người bỏ cuộc giữa chừng.
Bước 4: Ấn định thời gian cho từng nhiệm vụ
Ấn định thời gian, hay còn gọi là chia khung giờ (Time Boxing), là gán cho mỗi việc một khung giờ cụ thể và dừng khi hết giờ. Ví dụ, từ 8h đến 9h là soạn báo cáo, từ 9h đến 9h15 là trả lời email, thay vì mở hộp thư bất cứ lúc nào. Anh chị nên dự phòng thêm một ít thời gian, vì việc thường kéo dài hơn mình tưởng. Khung giờ rõ ràng cũng giúp anh chị biết khi nào được phép nghỉ, nên đầu óc thoải mái hơn.
Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh định kỳ
Đánh giá định kỳ là dành vài phút cuối ngày hoặc cuối tuần để xem kế hoạch đã chạy thế nào và chỉnh lại cho vừa sức. Mười phút cuối ngày là đủ để nhìn lại những việc đã xong, việc còn dang dở và lý do. Ba câu hỏi sau thường là đủ cho buổi xem lại:
- Việc nào đã hoàn thành đúng dự định?
- Việc nào bị chậm, và nguyên nhân nằm ở đâu?
- Tuần tới anh chị muốn thay đổi điều gì?
Đừng xem việc chưa xong là thất bại, hãy xem đó là thông tin để lần sau lên kế hoạch sát thực tế hơn. Mỗi lần điều chỉnh là một lần cách quản lý thời gian của anh chị trở nên hợp hơn với nhịp sống riêng của gia đình. Sau vài tuần, anh chị sẽ có một hệ thống mang đúng dấu ấn của mình.
Phương pháp và mô hình quản lý thời gian khoa học
Sáu phương pháp quản lý thời gian khoa học được dùng phổ biến là ma trận Eisenhower, kỹ thuật Pomodoro, nguyên tắc Pareto (80/20), phương pháp GTD, quy tắc “Eat That Frog” và quy tắc 2 phút. Quy trình 5 bước là khung chung, còn sáu phương pháp này là những cách quản lý thời gian quen thuộc để anh chị chọn dùng cho từng hoàn cảnh. Anh chị không cần áp dụng tất cả cùng một lúc. Hãy thử từng phương pháp trong một tuần, thấy hợp cái nào thì giữ cái đó.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower phân loại công việc vào bốn nhóm dựa trên hai tiêu chí là mức khẩn cấp và mức quan trọng. Ý tưởng này gắn với tên Tổng thống Hoa Kỳ Dwight Eisenhower, sau bài phát biểu năm 1954 của ông về việc phân biệt việc khẩn cấp với việc quan trọng. Bốn nhóm và cách xử lý như sau:
- Vừa khẩn cấp vừa quan trọng: làm ngay, ví dụ nộp hồ sơ cho con khi hôm nay là hạn cuối.
- Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp: lên lịch, ví dụ buổi trò chuyện riêng với con, khám sức khỏe định kỳ, học thêm một kỹ năng.
- Khẩn cấp nhưng ít quan trọng: ủy quyền, ví dụ nhờ người thân đón con hôm nay hoặc đặt giao hàng thay vì tự đi chợ.
- Không khẩn cấp, không quan trọng: loại bỏ, ví dụ lướt video không chủ đích.
Nhiều người dành phần lớn ngày cho nhóm khẩn cấp mà bỏ quên nhóm quan trọng nhưng chưa khẩn cấp. Đây lại chính là nhóm quyết định chất lượng cuộc sống về lâu dài. Chỉ cần mỗi tuần dành một buổi xếp lại công việc theo bốn nhóm này, anh chị sẽ thấy lịch của mình thoáng hơn.
Kỹ thuật Pomodoro
Pomodoro là phương pháp làm việc tập trung trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút, do Francesco Cirillo phát triển từ cuối thập niên 1980. Sau bốn vòng như vậy, anh chị nghỉ dài hơn, khoảng 15 đến 30 phút. Tôi biết một gia đình đặt chiếc đồng hồ hẹn giờ lên bàn ăn: con làm bài, mẹ trả lời email, hết chuông thì cả hai đứng dậy uống nước. Chị kể rằng sau vài tuần, buổi tối bớt cảnh nhắc nhở và con ngồi vào bàn tự giác hơn. Với trẻ nhỏ, anh chị có thể rút ngắn khung tập trung xuống còn 10 đến 15 phút cho vừa sức.
Nguyên tắc Pareto (80/20)
Nguyên tắc Pareto cho rằng phần lớn kết quả, thường quanh mức 80%, đến từ một phần nhỏ nỗ lực, khoảng 20%. Tên gọi bắt nguồn từ nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto, người nhận thấy phần lớn đất đai ở Ý khi ấy nằm trong tay một nhóm nhỏ dân số. Tỷ lệ 80/20 chỉ mang tính gợi ý, không phải con số cố định. Điều đáng giữ lại là cách nghĩ: mỗi tuần, anh chị hãy tìm ra những đầu việc ít mà tạo ra nhiều kết quả. Trong gia đình, đó có thể là bữa cơm tối cùng nhau hoặc mười phút trò chuyện trước giờ ngủ với con.
Phương pháp GTD (Getting Things Done)
GTD là phương pháp do David Allen giới thiệu, ý tưởng cốt lõi là đưa mọi thứ đang nhớ trong đầu ra một nơi đáng tin cậy bên ngoài, như cuốn sổ hay ứng dụng. Phương pháp này đi qua năm bước:
- Thu thập: ghi lại mọi việc, ý tưởng, lời nhắn vào một chỗ chung.
- Làm rõ: với mỗi mục, tự hỏi nó có cần hành động không và hành động đầu tiên là gì.
- Sắp xếp: xếp việc vào đúng danh sách, đúng ngày.
- Xem xét: rà lại danh sách mỗi tuần.
- Thực hiện: bắt tay làm theo danh sách.
Khi đầu óc không còn phải giữ hộ hàng chục việc lặt vặt, anh chị sẽ thấy tâm trí nhẹ và dễ tập trung hơn. GTD đặc biệt hợp với những người có nhiều vai trò cùng lúc như làm việc, nuôi con và chăm sóc gia đình. Anh chị có thể bắt đầu đơn giản bằng việc ghi mọi thứ vào một cuốn sổ nhỏ mang theo bên mình.
Quy tắc “Eat That Frog” (Ăn con ếch đó)
Quy tắc này khuyên anh chị làm việc khó nuốt và quan trọng ngay từ đầu ngày, khi tinh thần còn tươi và chưa bị các việc khác lôi kéo. “Con ếch” là cách nói ví von của tác giả Brian Tracy để chỉ việc mình hay né tránh. Giả sử việc đó là gọi điện đòi một khoản thanh toán hoặc viết một bản kế hoạch dài, anh chị hãy làm nó trước khi mở email. Làm xong việc mình ngại, cả ngày còn lại sẽ nhẹ nhõm hơn và anh chị có thêm động lực cho những việc sau.
Quy tắc 2 phút
Quy tắc 2 phút nói rằng nếu một việc làm xong trong chưa đầy hai phút, hãy làm ngay thay vì ghi vào danh sách. Quy tắc này nằm trong hệ thống GTD của David Allen, và rất hợp với những việc vặt như trả lời một tin nhắn ngắn, cất đồ về chỗ cũ hay ký giấy xin phép cho con. Những việc nhỏ để lâu thường tích tụ thành đống, rồi gây cảm giác nặng nề dù từng việc rất nhẹ. Anh chị chỉ nên áp dụng khi đang rà danh sách việc, không nên dùng khi đang tập trung vào một việc khó, kẻo việc vặt nuốt hết buổi sáng.
Bộ công cụ và ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian
Các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian phổ biến chia thành ba nhóm: ứng dụng quản lý công việc như Notion, Trello, Asana; ứng dụng ghi chú và theo dõi thời gian như Google Calendar, Toggl Track, Pomofocus; và sổ tay giấy theo phương pháp Bullet Journal. Công cụ chỉ là phương tiện để áp dụng cách quản lý thời gian, còn thói quen mới là thứ tạo ra thay đổi. Vì vậy anh chị nên chọn một hoặc hai công cụ vừa tay, dùng đều đặn, thay vì tải về cả chục ứng dụng rồi bỏ quên.
Công cụ quản lý công việc và dự án
Nhóm này giúp anh chị gom việc vào một nơi và nhìn được toàn cảnh tiến độ, phổ biến là Notion, Trello và Asana:
- Notion giống một trang ghi chú kết hợp bảng việc, linh hoạt để tự thiết kế danh sách theo ý mình.
- Trello dùng các thẻ kéo thả giữa những cột như “Cần làm”, “Đang làm”, “Đã xong”, rất trực quan và dễ cho cả gia đình cùng dùng.
- Asana phù hợp với dự án có nhiều người phối hợp, vì mỗi việc có người phụ trách và hạn hoàn thành rõ ràng.
Anh chị nên dùng thử bản cơ bản của từng công cụ trong vài ngày để xem cái nào hợp với cách nghĩ của mình. Nếu sau một tuần thấy rối hơn, hãy đổi sang công cụ khác hoặc quay về giấy bút. Mục tiêu là giảm bớt gánh nặng, không phải thêm một việc phải chăm sóc.
Công cụ ghi chú và theo dõi thời gian
Nhóm này giúp anh chị đặt lịch, nhắc việc và biết thời gian thực sự trôi đi đâu, gồm Google Calendar, Toggl Track và Pomofocus:
- Google Calendar dùng để đặt lịch, cài nhắc việc và chia sẻ lịch chung với vợ hoặc chồng.
- Toggl Track ghi lại thời gian thực tế cho từng việc, để anh chị thấy mình dành bao nhiêu giờ cho điều gì.
- Pomofocus là đồng hồ đếm giờ chạy ngay trên trình duyệt, tiện để áp dụng kỹ thuật Pomodoro.
Chỉ cần theo dõi thời gian trong một tuần, nhiều người đã bất ngờ khi thấy những khoảng thời gian bị lãng phí ở những chỗ không ngờ tới. Khi nhìn thấy số liệu thật, việc điều chỉnh lịch cũng dễ hơn vì anh chị biết nên cắt bớt ở đâu. Đây là bước nhiều người bỏ qua, dù chỉ cần vài phút ghi chép mỗi ngày.
Sổ tay truyền thống (Bullet Journal)
Bullet Journal là cách ghi chép thủ công do Ryder Carroll giới thiệu, chỉ cần một cuốn sổ và các ký hiệu đơn giản như chấm cho việc cần làm, dấu X khi xong và mũi tên khi chuyển sang ngày khác. Phương pháp này hợp với người thích cầm bút, vì viết tay khiến mình chậm lại và nghĩ kỹ hơn về việc cần làm. Cuốn sổ cũng giúp anh chị tránh phải nhìn màn hình thêm, điều mà nhiều phụ huynh vốn đã làm cả ngày. Chỉ cần dành năm phút mỗi sáng để viết ra ba việc chính là anh chị đã có một bản kế hoạch gọn gàng.
Duy trì kỷ luật bản thân để cách quản lý thời gian bền lâu
Để duy trì kỷ luật bản thân, anh chị có thể dựa vào ba thói quen: lắng nghe đồng hồ sinh học để tìm khung giờ vàng, sắp xếp không gian làm việc gọn gàng và chăm sóc sức khỏe để giữ nhịp kế hoạch. Biết phương pháp là một chuyện, giữ được phương pháp qua nhiều tuần lại là chuyện khác. Kỷ luật ở đây không có nghĩa là ép mình, mà là tạo điều kiện để việc đúng trở nên dễ làm. Ba thói quen này giúp cách quản lý thời gian của anh chị đi vào nền nếp mà không gây mệt mỏi.
Lắng nghe đồng hồ sinh học
Mỗi người có những khung giờ tỉnh táo khác nhau, và khung giờ vàng là lúc anh chị tập trung rất tốt, nên dành cho việc khó. Anh chị có thể ghi lại trong một đến hai tuần xem mình tập trung tốt vào lúc nào trong ngày. Một anh phụ huynh từng cho rằng mình là người làm việc ban đêm, nhưng khi ghi chép lại mới thấy buổi sáng sớm anh xử lý việc khó nhanh hơn hẳn. Biết được khung giờ vàng của mình, anh chị sẽ xếp việc khó vào đó và dành giờ còn lại cho việc nhẹ.
Sắp xếp không gian làm việc gọn gàng
Một góc làm việc gọn gàng giúp tâm trí bớt xao nhãng, vì mắt không bị kéo sang những thứ không liên quan. Anh chị chỉ cần để trên bàn những thứ phục vụ cho việc đang làm và cất điện thoại ra xa tầm với. Nếu nhà có con nhỏ, hãy thỏa thuận với con một “giờ yên tĩnh” để mỗi người làm việc của mình. Những thay đổi nhỏ này tốn rất ít công sức nhưng giúp mỗi khung giờ tập trung có chất lượng hơn.
Chăm sóc sức khỏe để giữ nhịp kế hoạch
Nghỉ ngơi hợp lý và ngủ đủ giấc là nền tảng để kế hoạch chạy được lâu, vì khi kiệt sức, mọi lịch trình đẹp đến đâu cũng khó thực hiện. Theo khuyến nghị của Viện Y học Giấc ngủ Hoa Kỳ và Hội Nghiên cứu Giấc ngủ năm 2015, người trưởng thành từ 18 đến 60 tuổi nên ngủ từ 7 giờ trở lên mỗi đêm, và ngủ thiếu thường liên quan đến giảm hiệu suất, tăng lỗi sai. Tôi từng gặp một chị thức đến hai giờ sáng để “bù việc”, hôm sau làm chậm hơn và cáu gắt với con, rồi lại phải thức khuya để bù tiếp. Anh chị hãy xem giấc ngủ, bữa ăn và vận động nhẹ mỗi ngày là một phần của kế hoạch, không phải thứ để cắt bớt khi bận.
Cô Lanh và hành trình đồng hành cùng phụ huynh tại Minh Trí Thành
Tại Minh Trí Thành, tôi đồng hành cùng phụ huynh để chuyện thời gian được nhìn cùng với cảm xúc và thói quen hằng ngày của cả gia đình. Qua những lần trò chuyện với phụ huynh, tôi nhận ra cách quản lý thời gian không chỉ là kỹ thuật sắp xếp, mà còn là chuyện của tâm thế. Khi anh chị hiểu được cảm xúc của chính mình, việc sắp xếp lịch trình bớt nặng nề hơn rất nhiều. Con trẻ cũng học cách sống và cách sắp xếp từ chính nhịp sống của bố mẹ.
Nếu anh chị muốn có thêm người đồng hành trên hành trình này, có thể tham khảo các chương trình tại Minh Trí Thành, nơi tôi cùng đội ngũ chia sẻ cách xây dựng thói quen tích cực, giúp cha mẹ và con hiểu cảm xúc của mình để nhịp sống trong nhà nhẹ nhàng hơn. Anh chị có thể nhắn tin cho Minh Trí Thành để được tư vấn chương trình phù hợp với hoàn cảnh của gia đình. Một cuộc trò chuyện ngắn có thể giúp anh chị thấy rõ mình nên bắt đầu từ đâu.
Kết luận
Cách quản lý thời gian không phải là nhồi thêm việc vào ngày, mà là chọn đúng việc để làm vào đúng lúc. Anh chị hãy bắt đầu bằng một bước nhỏ như viết ba việc chính cho ngày mai, rồi tăng dần. Khi thời gian có chủ, gia đình cũng có thêm những khoảnh khắc nhẹ nhõm.
Câu hỏi thường gặp về cách quản lý thời gian
Cách quản lý thời gian cho người đi làm bận rộn bắt đầu từ đâu?
Anh chị nên bắt đầu từ việc ghi lại mọi đầu việc vào một danh sách, rồi chọn ra ba việc chính cho mỗi ngày. Sau đó, hãy gán cho từng việc một khung giờ cụ thể và dành mười phút cuối ngày để xem lại. Chỉ cần làm đều như vậy trong hai tuần, cách quản lý thời gian này sẽ giúp anh chị thấy nhịp ngày rõ ràng hơn.
Mỗi ngày nên dành bao lâu để lên kế hoạch?
Phần lớn mọi người chỉ cần khoảng 10 đến 15 phút, có thể vào buổi tối hôm trước hoặc đầu buổi sáng. Thời gian lập kế hoạch ngắn nhưng giúp cả ngày bớt phải suy nghĩ “giờ làm gì tiếp”. Nếu thấy việc lập kế hoạch kéo dài quá mức, có thể anh chị đang ghi chi tiết hơn mức cần thiết.
Nên chọn phương pháp nào trước khi mới bắt đầu?
Anh chị có thể thử kỹ thuật Pomodoro và ma trận Eisenhower trước, vì cả hai đều dễ hiểu và dễ áp dụng ngay. Pomodoro giúp tập trung từng khoảng ngắn, còn ma trận Eisenhower giúp chọn việc nên làm trước. Sau một tuần, anh chị có thể thêm quy tắc 2 phút hoặc Pareto nếu thấy cần.
Làm sao tiếp tục khi kế hoạch bị phá vỡ?
Kế hoạch bị phá vỡ là chuyện bình thường, đặc biệt khi nhà có con nhỏ hoặc công việc phát sinh. Anh chị chỉ cần quay lại việc kế tiếp trong danh sách thay vì bỏ cả ngày, và ghi lại nguyên nhân để lần sau dự phòng thêm thời gian. Hiểu rằng kế hoạch luôn cần điều chỉnh sẽ giúp anh chị bớt tự trách mình.
Quản lý thời gian có giúp ích khi kèm con học không?
Có, vì khi anh chị có lịch rõ ràng, giờ kèm con sẽ không bị chen ngang bởi công việc hay tin nhắn. Anh chị cũng có thể cùng con lập thời gian biểu đơn giản và dùng đồng hồ hẹn giờ cho từng phần bài. Con nhìn thấy bố mẹ sắp xếp thời gian có nề nếp sẽ học được cách làm theo một cách tự nhiên.
Có cần dùng ứng dụng mới quản lý được thời gian không?
Không bắt buộc, một cuốn sổ và cây bút đã đủ để áp dụng cách quản lý thời gian trong thực tế. Ứng dụng chỉ hữu ích khi anh chị thấy tiện hơn, ví dụ cần nhắc việc tự động hoặc chia sẻ lịch với người thân. Điều quan trọng là chọn công cụ mình sẵn sàng dùng mỗi ngày.
Tài liệu tham khảo
- Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), “Multitasking: Switching costs”: https://www.apa.org/topics/research/multitasking
- Rubinstein, J. S., Meyer, D. E. & Evans, J. E. (2001), “Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching”, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance. Thông cáo của APA: https://www.apa.org/journals/xhp/press_releases/august_2001/xhp274763.html
- Watson, N. F. và cộng sự (2015), “Recommended Amount of Sleep for a Healthy Adult: A Joint Consensus Statement of the American Academy of Sleep Medicine and Sleep Research Society”, SLEEP: https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC4434546/
- Quote Investigator, “What Is Important Is Seldom Urgent and What Is Urgent Is Seldom Important” (nguồn gốc bài phát biểu năm 1954 của Eisenhower): https://quoteinvestigator.com/2014/05/09/urgent/
